本記事は VOYAGE GROUPのAdvent Calendar 7日目の記事として書かれています。
企業ブースを出して学んだこと3行まとめ
- カンファレンスに何かを出すことはWebサービスを考えることと同じだった
- 議事録大事
- 早めに動き出すの大事
こんにちは!
ECナビでエンジニアをやっています、yukimine です。
1ヶ月ほど前にも 告知ブログ を書きましたが、VOYAGE GROUPはPHPカンファレンス 2016でスポンサーとしてプレゼン、ブース出展をさせていただきました。
9月上旬に社内でPHPカンファレンスの運営チームが発足され、僕もその一員として準備を進めました。
本記事では、そのとき 何をやったか 、 どんな風に進めたか 、そして 何を学んだか を書いていきます。
(写真は当日の企業ブースの様子です)
何をやったか
- ターゲットとコンセプトの決定
- プレゼン発表者のアサイン
- 当日配布されるチラシの製作
- 企業ブースの企画・運営
- 企業ポスターの製作
僕たちが一番最初に行ったのは ターゲットとコンセプトの決定 です。
PHPカンファレンスは幅広い年齢層の方が参加されていますが、どんな人にどんなことを伝えたいのかを決め、それに沿ってプレゼンや企業ブース、チラシやポスターを考えることで、 VOYAGE GROUPってこんな会社なんだ や VOYAGE GROUPの話を持って聞いてみたい と興味・関心に繋げられればと思っています。
ターゲットとコンセプトが決まったら、プレゼン発表者に誰をアサインするか話し合いました。
決め方はいろいろあると思いますが、僕たちは、業務内容や経歴、性格から 想いの乗ったプレゼンをしている姿が思い浮かぶか を基準に話し合いました。
どんな風に進めたか
- 体制
- アドバイザー 兼 予算取り 1人
- プレゼン発表者 1人
- デザイナー 1人
- 企画・運営 3人
体制でよかったと感じたことは、 デザイナーがアサインされた ことです。
特に今回は コンセプトに沿って制作物を用意したかった ので、運営チームにデザイナーがいるのは百人力でした。
デザイナーの方にはミーティングにも参加していただき、 コンセプトと制作物のすり合わせ を入念に行いました。
またネームカードの用意など、細かい点にも配慮していただき、運営チームのエンジニア陣からは感謝してもしきれないくらいです。
- 発足時期
- 9月上旬(PHPカンファレンス 2016の約2ヶ月前)
- スケジュール感
- ターゲットとコンセプトの決定
- 1ヶ月
- 制作物やプレゼンの準備
- 1ヶ月
- ターゲットとコンセプトの決定
発足時期はカンファレンスの約2ヶ月前と、個人的には早めの印象を受けますが、これは大正解でした。
カンファレンスまで余裕があったので、ターゲットとコンセプトの決定に1ヶ月割くことができ、その間に 仮説を立てる → 社内へのヒアリング といったサイクルを回すこともできました。
- 議事録は欠かさず録る
- Google ドキュメントを利用
当たり前のことかもしれませんが、 議事録は絶対録った方がいい です。
「先週のミーティングで何話したっけ?」といったときに役立つことはもちろん、 次回の運営チームのための大切な資産 になります。
強くてニューゲーム 、したいじゃないですか。
学んだこと(まとめ)
運営チーム発足からカンファレンス終了までを振り返ってみると、 プレゼン、企業ブース共に好評だったり 、 スケジュール通り準備を進められたり 、 運営チーム全体でユーザー目線での議論ができたり と大成功だったのではないかと思います。
同時に課題もたくさん見つかりましたが、それもきちんと 議事録に残っています 。
今回学んだことをまとめて締めさせていただきます。
- ターゲットを考えて、ターゲットに何を伝えたいかを考えて・・・カンファレンスに何かを出すことはサービスを考えることと一緒だった
- 早めに動き出すの大事
- 議事録大事
本記事中の運営チームという言葉は、VOYAGE GROUPのPHPカンファレンス運営スタッフという意味であり、PHPカンファレンス自体の運営チームやスタッフ様とは関係ありません。