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PHPカンファレンスに企業ブースを出して学んだこと #phpcon2016

本記事は VOYAGE GROUPのAdvent Calendar 7日目の記事として書かれています。


企業ブースを出して学んだこと3行まとめ

  • カンファレンスに何かを出すことはWebサービスを考えることと同じだった
  • 議事録大事
  • 早めに動き出すの大事

こんにちは!
ECナビでエンジニアをやっています、yukimine です。

1ヶ月ほど前にも 告知ブログ を書きましたが、VOYAGE GROUPはPHPカンファレンス 2016でスポンサーとしてプレゼン、ブース出展をさせていただきました。

9月上旬に社内でPHPカンファレンスの運営チームが発足され、僕もその一員として準備を進めました。
本記事では、そのとき 何をやったかどんな風に進めたか 、そして 何を学んだか を書いていきます。

(写真は当日の企業ブースの様子です) f:id:yuk4420:20161205015004j:plain

何をやったか

  • ターゲットとコンセプトの決定
  • プレゼン発表者のアサイン
  • 当日配布されるチラシの製作
  • 企業ブースの企画・運営
  • 企業ポスターの製作

僕たちが一番最初に行ったのは ターゲットとコンセプトの決定 です。
PHPカンファレンスは幅広い年齢層の方が参加されていますが、どんな人にどんなことを伝えたいのかを決め、それに沿ってプレゼンや企業ブース、チラシやポスターを考えることで、 VOYAGE GROUPってこんな会社なんだVOYAGE GROUPの話を持って聞いてみたい と興味・関心に繋げられればと思っています。

ターゲットとコンセプトが決まったら、プレゼン発表者に誰をアサインするか話し合いました。
決め方はいろいろあると思いますが、僕たちは、業務内容や経歴、性格から 想いの乗ったプレゼンをしている姿が思い浮かぶか を基準に話し合いました。

どんな風に進めたか

  • 体制
    • アドバイザー 兼 予算取り 1人
    • プレゼン発表者 1人
    • デザイナー 1人
    • 企画・運営 3人

体制でよかったと感じたことは、 デザイナーがアサインされた ことです。
特に今回は コンセプトに沿って制作物を用意したかった ので、運営チームにデザイナーがいるのは百人力でした。
デザイナーの方にはミーティングにも参加していただき、 コンセプトと制作物のすり合わせ を入念に行いました。
またネームカードの用意など、細かい点にも配慮していただき、運営チームのエンジニア陣からは感謝してもしきれないくらいです。

  • 発足時期
    • 9月上旬(PHPカンファレンス 2016の約2ヶ月前)
  • スケジュール感
    • ターゲットとコンセプトの決定
      • 1ヶ月
    • 制作物やプレゼンの準備
      • 1ヶ月

発足時期はカンファレンスの約2ヶ月前と、個人的には早めの印象を受けますが、これは大正解でした。
カンファレンスまで余裕があったので、ターゲットとコンセプトの決定に1ヶ月割くことができ、その間に 仮説を立てる → 社内へのヒアリング といったサイクルを回すこともできました。

  • 議事録は欠かさず録る
    • Google ドキュメントを利用

当たり前のことかもしれませんが、 議事録は絶対録った方がいい です。
「先週のミーティングで何話したっけ?」といったときに役立つことはもちろん、 次回の運営チームのための大切な資産 になります。
強くてニューゲーム 、したいじゃないですか。

学んだこと(まとめ)

運営チーム発足からカンファレンス終了までを振り返ってみると、 プレゼン、企業ブース共に好評だったりスケジュール通り準備を進められたり運営チーム全体でユーザー目線での議論ができたり と大成功だったのではないかと思います。
同時に課題もたくさん見つかりましたが、それもきちんと 議事録に残っています

今回学んだことをまとめて締めさせていただきます。

  • ターゲットを考えて、ターゲットに何を伝えたいかを考えて・・・カンファレンスに何かを出すことはサービスを考えることと一緒だった
  • 早めに動き出すの大事
  • 議事録大事

本記事中の運営チームという言葉は、VOYAGE GROUPのPHPカンファレンス運営スタッフという意味であり、PHPカンファレンス自体の運営チームやスタッフ様とは関係ありません。